Sala de evenimente creeaza atmosfera, imprima o anumita stare de spirit prin design si ocupa un loc important pe lista oricarui manager de eveniment. Sala de evenimente este scena pe care se desfășoară intreg scenariul creativ al unui organizator de evenimente. Asemeni unui regizor de film, managerul de evenimente trebuie sa gaseasca sala de evenimente potrivita pentru a imagina interactiuni, pentru a pregăti luminile, a construi decorurile si a alege personajele principale ale evenimentului.

In funcție de tipul de eveniment pe care îl pregătiți, trebuie să luați în calcul mai multe detalii:

Capacitatea salii de eveniment: Sală de conferință, sală de ball sau club? Bineînțeles, alegem o sală potrivită tipului de eveniment și numărului de participanți. Pentru o conferință sau un seminar de companie cel mai probabil vom alege o sală de la un hotel sau dintr-o clădire de birouri, unde vom găsi toată logistica necesară: proiector, microfoane, sistem de sonorizare încorporat în pereți, sistem de iluminare care poate fi controlat pe zone, acces la internet – wireless sau prin cablu.

Pentru o întâlnire sau un eveniment care suportă o sală de evenimente nonformală, un restaurant, o cafenea sau chiar un bar pot fi solutiile ideale pentru a crea atmosfera dorită. În ultimii ani au apărut multe localuri tematice care pot găzdui evenimente variate, doar imaginatie sa avem! 🙂

Cai de acces/ evacuare: Este elegant ca invitatii sa aiba acces in sala de evenimente printr-o parte iar personalul administrativ, ospatarii, artictii prin alta parte.

Luminile: Naturala sau artificiala, lumina poate marca anumite momente ale unui eveniment. Putem directiona lumina astfel incat sa ascundem anumite zone ale salii de eveniment pentru o perioada de timp, si pentru a o pune in valoare ulterior.

Pereti si geamuri. Avantajul peretilor este ca pot fi folositi ca suport pentru decoratiuni si pot servi ca fundal pentru momente artistice. Daca sala de evenimente are geamuri care se deschid spre un peisaj frumos, atunci ar trebui sa folosim lumina naturala si sa pastram geamurile descoperite. Atmosfera creata de lumina naturala, combinata cu vederea spre un lac, o padure sau spre mare ne poate ajuta in special cand avem un scenariu anume in minte.

Ventilatia este foarte importanta daca planuim un spectacol cu fum sau daca dorim sa parfumam sala de evenimente. Ventilatia este un detaliu foarte important cu atat mai mult cu cat ne dorim ca inviatii nostri sa fie activi si sa participe la activitatile incluse in desfasuratorul de eveniment. Un nivel scazut de oxigen intr-un spatiu inchis poate da stari de somnolenta, ceea ce cu siguranta nu ne dorim sa se intample la evenimentul nostru!

Inaltimea tavanului. Daca evenimentul pe care il planuiti include momente artistice de tip silk rope, in care artistii executa numere de acrobatie atarnati fiind de ancore din tavan, este recomandat sa ne asiguram ca sala de evenimente are o inaltime de minim 5 metri si sisteme de prindere in tavan. Pentru aceste momente de entertainment speciale, este recomandat sa ne vizitam chiar de la inceputul planificarii evenimentului spatiile potentiale impreuna cu cu reprezentant al echipei de artisti.

Culoarea peretilor din sala de evenimente, mobilierul disponibil la restaurant, hotel sau sala de conferinte. Culorile vii din anumite spatii ne pot ajuta sa cream o atmosfera calda in timp ce piesele de mobilier in ton cu nuantele peretilor pot servi drept prime elemente decorative pentru un manager de eveniment inspirat.

Alegerea salii de eveniment trebuie facuta de la inceputul planificarii evenimentului, dupa ce s-a stabilit tematica si s-au ales momentele de divertisment. Mai departe este important sa ne putem imagina intregul eveniment, sa integram parti – interactiuni, decoratiuni, artisti – intr-un concept unitar, abilitate care ne aduce pe noi, managerii de evenimente, mai aproape de a 7-a arta, cinematografia.

Nota: acest articol a fost publicat initial in Octombrie 2012 si a fost actualizat.